Что делать если в кассе недостача

 

Недостача в кассе: как проводится, каким документом оформляется, возможные взыскания. Образец составления акта по недостаче. Виды ответственности за недостачу денежных средств в кассе. Случаи, когда кассир невиновен. Бухгалтерский учет и проводки при недостаче.

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
  2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Как провести недостачу в кассе

Виновность кассира при недостатках может быть обсуждаема, но для бухучёта важны скупые цифры, проводящие средства. Рассматриваются три возможности проводки.

Работник возместил недостаток. Сумма проводится по статье «Прочие расходы» за отчётный период, который был признан таковым судом или должником:

  • дебет 94, кредит 50 — недостаток и потеря ценностей;
  • дебет 73-2, кредит 94 — отнесение суммы ущерба на виновное лицо;
  • дебет 70, кредит 73-2 — удержание средств с заработной платы работника.
Читайте также: Нужен ли кассовый аппарат (ККМ) для ИП при УСН

Работнику разрешили не возмещать убытки. Безвозвратный ущерб тоже становится «Прочим расходом» и проводится таким образом:

  • дебет 94, кредит 50 — недостача и потеря ценностей;
  • дебет 73-2, кредит 94 — отнесение суммы ущерба на виновное лицо (но фактически виновное лицо не наказывается);
  • дебет 91-2, кредит 94 — списание невозмещаемой суммы на прочие расходы.

Работник невиновен. Недостаток случился не из-за кассира, а по какой-либо другой причине. В таком случае пропавшие средства списываются на внереализационные расходы финансовой деятельности организации:

  • дебет 94, кредит 50 — недостаток и потеря ценностей;
  • дебет 91-2, кредит 74 — списание недостачи с неопределённым виновным лицом.

Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе

Фото 2

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы? Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.

Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Читайте также: Онлайн-касса для магазина

Работодателю не стоит забывать, что за каждый проступок работника против него можно принять только одно дисциплинарное взыскание. При этом перед назначением наказания сотрудник, допустивший в кассе недостаток, должен написать объяснительную записку. Этот документ состоит из фактической и пояснительной частей, где приводятся факты (возникновение недостачи) и причины, которые к этому привели (невнимательность, преднамеренность и т. п.). Записка предоставляется начальству в течение двух суток с момента выявления нарушения. Отсутствие объяснительной не является смягчающим фактором при установлении наказания.

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности стоит обратить внимание на такой нюанс: наказать можно лишь в течение месяца со дня обнаружения нарушения. Изданный руководителем приказ о наказании должен быть доведён до сведения кассира под роспись. В случае отказа работником подписать документ, составляется соответствующий акт.

Важно! Утрата доверия к сотруднику, допустившему недостачу, является достаточным поводом для работодателя уволить этого работника!

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?



В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

  • смена материально-ответственного лица;
  • стихийное бедствие, ЧС;
  • смена собственника предприятия;
  • вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

Что делать при обнаружении недостачи в магазине?

Возможные причины отсутствия наличности



Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.

Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.

Основные причины появления недостачи денег в кассе:

  • кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
  • обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
  • пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
  • производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.

Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.

Обязан ли кассир возмещать деньги?

Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

Должность кассира включена в указанный перечень.

Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.

Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:

  • катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
  • воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.

Способы возмещения

Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.

Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.

В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.

Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.

Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет удержана из заработной платы сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.

При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

Как списать выявленную нехватку денег?

Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

  • Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
  • Сличительная ведомость.
  • Ведомость учета результата инвентаризации
  • Объяснительная записка кассира.
  • Приказ руководителя о назначении взыскания.
  • Решение судебного органа (при наличии).
  • Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Документальное оформление



Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется акт, оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.

В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.

Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.

По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.

В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.

С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.
Фото 2

Порядок взыскания недостачи

  1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
  2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
  3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
  4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
  5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлен излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает сове решение по итогам выявленных расхождений
Скачать образец заполненного акта по недостаче

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений
Фото 3

Когда кассир может избежать ответственности

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Каким документом оформляется недостача в кассе

Обычно недостача обнаруживается при оформлении кассиром Z-отчёта в присутствии ответственных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные ими лица). Сумма должна совпасть с количеством денежной наличности. Ошибка может быть обнаружена и в течение дневных операций, когда выручка сопоставляется с данными утреннего X-отчёта. Такую информацию можно снимать во время операционного дня как в целом, так и по секциям организации.

Важно! При снятии информации с ККТ в течение дня его счетчики выдают данные, но не обнуляются.

После обнаружения недостачи касса подлежит инвентаризации. В современных законодательных рамках не прописана необходимость таких действий, вероятно, предпринимателям всё же даётся какая-то свобода распоряжения своими средствами. Но, исходя из простой человеческой логики, проверить правильность операций всё-таки стоит. В случае несоответствия в кассе оформляется акт по форме ИНВ-15, который составляется инвентаризационной комиссией.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

  • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
  • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://glavny-yurist.ru/nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-chto-delat.html
  • https://assistentus.ru/kassa/nedostacha/
  • https://forsellers.ru/kassy/vyyavlena-nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-provodka.html
  • https://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/v-kasse.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий